Pourquoi opter pour la signature électronique ?

La signature manuscrite appartient au passé : place à la signature électronique ! Chez Copiatel, on vous accompagne dans cette transition numérique afin de rendre vos processus plus rapides, sécurisés, économiques — tout en respectant l’environnement. Avec plus de 10 ans d’expérience, nos experts vous guident dans la gouvernance documentaire pour intégrer cette solution facilement.

Comment ça fonctionne en pratique ?

  1. Envoi du document
    Vous téléversez un fichier PDF via l’imprimante virtuelle, indiquez l’emplacement de la signature, puis personnalisez l’envoi. Le signataire reçoit une notification par e-mail. 

  2. Signature interactive
    Le destinataire clique sur « Signer », reçoit un code SMS à 6 caractères, puis signe directement dans le document (à la souris ou au doigt) et saisit le code pour valider. 

  3. Réception et archivage
    Une fois signé, le document est renvoyé par e-mail. Il est ensuite archivė, avec l’historique des signatures, sur un portail accessible à tout moment, conformément aux durées légales. 

  4. Suivi complet
    Visualisez les statuts de vos documents grâce à un tableau de bord clair : en cours, en attente, signés, refusés ou annulés.

Les atouts de la signature électronique

✓ Sécurité renforcée : l’intégrité du document est garantie, l’identité du signataire authentifiée et le contenu inaltérable.
✓ Confidentialité assurée : seuls les destinataires autorisés peuvent accéder aux documents
✓ Zéro papier : moins d’impression, moins de stockage physique, et une empreinte écologique réduite
✓ Efficacité accrue : plus besoin de se déplacer ni d’attendre – accélération des processus.
✓Productivité boostée : vos équipes gagnent en réactivité et en compétitivité.

Cadre légal de la signature électronique

  • Reconnaissance juridique en France

    L’article 1316-1 du Code civil affirme que l’écrit électronique a la même force probante que l’écrit papier, à condition que :
    ✓ l’auteur soit clairement identifié,
    ✓ le document soit établi et conservé dans des conditions garantissant son intégrité. 

    Cette reconnaissance remonte à la loi du 13 mars 2000, transposant une directive européenne de 1999. 

  • Le cadre européen harmonisé : le règlement eIDAS

    Entré en vigueur en 2016, le règlement eIDAS (Electronic IDentification, Authentication and Trust Services) standardise la validité des signatures électroniques dans toute l’Union européenne. 

    Il établit le principe de non-discrimination : une signature électronique ne peut être refusée uniquement parce qu’elle est électronique, tant qu’elle est fiable.

Nos experts techniques collaborent avec vous et vous guident tout au long de votre projet.

Archivage électronique : Conservation sécurisée des documents signés dans un format garantissant leur intégrité et leur accessibilité sur la durée légale.

Authentification : Processus permettant de vérifier l’identité du signataire (par mot de passe, SMS, certificat numérique…).

Certificat électronique : Fichier numérique délivré par une autorité de certification, qui garantit l’identité du signataire.

Certificat qualifié : Type de certificat reconnu par le règlement eIDAS, délivré par un prestataire agréé, qui confère la valeur juridique la plus forte à une signature.

Code de validation (OTP) : Code à usage unique, souvent envoyé par SMS ou e-mail, utilisé pour confirmer une signature électronique.

Conservation probatoire : Archivage qui garantit la valeur légale du document signé dans le temps.

eIDAS (Electronic Identification and Trust Services) : Règlement européen de 2014 qui harmonise la reconnaissance juridique de la signature électronique dans toute l’UE.

Empreinte numérique (Hash) : Code unique généré à partir du contenu d’un document. Toute modification du fichier change l’empreinte, garantissant son intégrité.

Factur-X : Format hybride (XML + PDF) utilisé notamment pour les factures électroniques, permettant signature et lecture automatisée.

Fiabilité juridique : Capacité d’une signature électronique à être reconnue comme preuve en justice.

Horodatage : Ajout d’une date et d’une heure certifiées au moment de la signature pour prouver quand elle a été effectuée.

Identification : Processus visant à relier une signature électronique à une personne spécifique, souvent via certificat ou moyen d’authentification.

Intégrité : Garantie qu’un document signé n’a subi aucune modification après signature.

Non-répudiation : Principe qui empêche un signataire de nier avoir signé un document.

PDP (Prestataire de Services de Confiance) : Acteur certifié conforme à eIDAS, qui fournit des services de signature, d’horodatage, d’archivage ou de certification.

Qualifiée (Signature) : Niveau le plus élevé de signature électronique, reconnu automatiquement comme équivalent à la signature manuscrite devant les tribunaux.

Signature avancée : Signature électronique qui identifie clairement le signataire et garantit l’intégrité du document, mais sans certificat qualifié.

Signature simple : Méthode basique (cocher une case, cliquer « j’accepte »…), valable pour des documents à faible enjeu mais peu robuste juridiquement.

Signature électronique : Procédé permettant d’authentifier un signataire et de garantir l’intégrité d’un document numérique.

Traçabilité : Suivi des différentes étapes du processus de signature (envoi, ouverture, validation, signature).